Selezionare e assumere personale negli USA

La ricerca e selezione di personale negli USA è uno degli aspetti in grado di determinare il successo di un nuovo business negli USA. La dinamica del mercato del lavoro negli Stati Uniti ha, da sempre, un andamento molto più movimentato che in Italia. Le possibilità di cambiare lavoro sono frequenti ed i cambiamenti di occupazione vengono considerati del tutto normale all'interno di ogni percorso di carriera.

Queste differenze si sono ancor più accentuate con il diffondersi del fenomeno globale della great resignation, la cui onda ha avuto inizio proprio oltre oceano. Negli Stati Uniti più di 40 milioni di persone nel 2022 ha lasciato il lavoro, battendo così il record stabilito l'anno precedente. La "grande rinuncia" infatti è iniziata nel 2021, quando l'economia statunitense, ma non solo, è ripartita con l'attenuazione delle problematiche dovute alla pandemia. Una tendenza, quella al lasciare il lavoro, che sembra non essersi ancora attenuata. Gli ultimi dati infatti parlano di oltre 8 milioni di persone che hanno lasciato il lavoro tra novembre e dicembre del 2022.

Per tutti questi motivi, soprattutto per le filiali statunitensi di aziende straniere, è fondamentale impostare nel modo migliore, sin dalle prime fasi, le attività di ricerca e selezione del personale, ed è altresì essenziale proporre un pacchetto di retribuzione e incentivi che sia motivante e fidelizzante.

I fattori da considerare durante la ricerca di personale

L'area geografica

Le considerazioni sulla scelta dell'area geografica verso cui focalizzare la ricerca sono ovvie quando la posizione lavorativa richiede la presenza presso una sede (ufficio, magazzino o stabilimento produttivo).

Negli Stati Uniti, però, lo smart working (che qui è semplicemente chiamato work from home) è pratica comune da ben prima dell'era COVID. In molti casi, quindi, la ricerca può essere condotta con maggiore flessibilità, ad esempio individuando candidati qualificati in aree dove il costo della vita e, di conseguenza, quello del lavoro, non raggiungono i picchi delle aree metropolitane di New York o di Los Angeles.

La presenza di college prestigiosi nelle aree del Midwest (i.e. Indiana, Michigan, Illinois, Ohio) e del Sud (i.e. Alabama, Texas) mette a disposizione in questi stati ottimi profili adatti a ricoprire posizioni che richiedano background tecnico o ingegneristico.

La necessità di viaggiare

Per le posizioni commerciali o di supporto tecnico/service, nelle quali sia richiesto di viaggiare per periodi piuttosti lunghi all'interno del territorio statunitense, considerate le dimensioni geografiche degli Stati Uniti, potrebbe non esserci la necessità di avere la residenza in una città o in uno stato particolare. Anche in questo caso la scelta ottimale, sotto l'aspetto economico, potrebbe essere quella di orientare la ricerca negli stati dove il costo della vita è inferiore o dove le tasse sul lavoro dipendente sono più basse.

Le componenti del pacchetto retributivo

La maggior parte dei dipendenti si aspetta di ricevere dall'azienda una proposta che comprenda pacchetto retributivo che, oltre il salario, includa anche benefit come l'assicurazione sanitaria e piano pensionistico.

Lo stipendio (gross salary)

La componente principale del pacchetto è certamente il gross salary (stipendio lordo), che rappresenta la principale componente economica oggetto della negoziazione. Esiste una prima differenza significativa tra hourly worker e salary worker. Nel primo caso lo stipendio è calcolato su base oraria, moltiplicando il rate orario concordato per il numero di ore lavorate. Nel secondo caso, invece, l'importo lordo concordato su base annua viene corrisposto attraverso 24 cedolini bimensili (per legge). L'azienda agisce da sostituto d'imposta, quindi verserà al dipendente un valore netto dopo aver trattenuto e versato all'IRS gli importi legati alla tassazione sul reddito dipendente, che negli Stati Uniti è basata, come in Italia, su un sistema di aliquote progressive. Il gross salary può essere integrato da componenti di reddito aggiuntive, che vengono indicati come benefit o allowances.

I benefit

Healthcare Allowance e Car Allowance

Le peculiarità e le differenze tra sistema europeo e sistema americano trovano una delle manifestazioni più evidenti all'interno delle dinamiche del mercato del lavoro, nell'ambito dell'assistenza medica. In virtù della struttura del sistema sanitario americano - non esiste, di fatto, un sistema sanitario nazionale - il benefit più importante è certamente l'assicurazione sanitaria. Non si tratta di una componente retributiva obbligatoria, ma il fatto di offrire una healthcare insurance è certamente un fattore chiave per la talent attraction e, successivamente, per la retention di candidati qualificati.

I costi di un'assicurazione sanitaria possono essere rilevanti, soprattutto se la copertura deve essere estesa all'intero nucleo familiare del candidato. In genere, se l'assicurazione viene offerta dall'azienda (employer-sponsored healthcare plan) il suo valore viene considerato reddito non tassabile per il dipendente, e non è nemmeno considerato imponibile ai fini dei contributi previdenziali. Non è sempre facile, per un'azienda di recente costituzione-quale può essere la US subsidiary di un'azienda italiana-attivare un assicurazione sanitaria. Ecco perché molte aziende in fase di start-up offrono invece un Contributo Diretto in busta paga-Health-Care Allowance-che il dipendente potrà utilizzare per gestire in autonomia la propria assicurazione sanitaria. A differenza di quando avviene in caso di employer-sponsored healthcare plan, gli importi inseriti in busta a titolo di Healtchare Allowance costituiscono reddito tassabile per il dipendente e contribuiscono a formare la base imponibile contributiva per il dipendente e per l'azienda.

Lo stesso meccanismo dell'healthcare allowance può venire utilizzato anche quando si vuole contribuire al costo che un dipendente deve sostenere per l'acquisto o il leasing di un'auto (car allowance) per uso lavorativo.

Previdenza Integrativa (401k)

Anche questa componente del pacchetto retributivo, pur non essendo obbligatoria, costituisce un fattore determinante per attirare candidati di valore. L'attivazione di un piano di previdenza integrativa 401k prevede che l'azienda versi, ad ogni busta paga,una parte dello stipendio del dipendente (tipicamente qualche punto percentuale ) in un fondo previdenziale a nome del dipendente. L'importo accumulato potrà poi essere riscattato dal dipendente sotto forma di pensione/rendita o in un'unica soluzione. E' pratica comune per molte aziende integrare i versamenti del dipendente con una matching contribution (dollar-for-dollar fino ad una percentuale massima del gross salary) Come detto, attivare un piano 401k non è obbligatorio. Ma, se ciò avviene, è necessario proporre l'adesione al piano ad ogni dipendente. Di norma, questa componente del reddito è soggetta a tassazione differita: non è tassabile per il dipendente nel momento in cui l'importo viene versato al fondo, perchè sarà soggetta a tassazione al momento dell'erogazione della pensione/rendita o del riscatto del fondo.

Il contratto di lavoro - Employment Agreement

Negli Stati Uniti non esiste il contratto nazionale di categoria e neppure i contratti aziendali integrativi. Ogni rapporto di lavoro è tra il lavoratore e l'azienda è regolato direttamente dalle clausole concordate tra le parti. I rapporti di lavoro sono at will ovvero il dipendente può essere licenziato con o senza causa. Tutte le clausole contrattuali vengono lasciato all'autonomia delle parti, con il solo obbligo di rispettare i requisiti di legge sul lavoro previsti dallo stato di residenza del dipendente. Per i profili apicali è di norma prevista la preparazione e la sottoscrizione di un Employment Agreement, che regola tutti gli aspetti del rapporto: dai giorni di ferie e di permesso ai piani pensione integrativi e all' assicurazione medica, dallo stipendio al bonus, ai premi di produzione e quant'altro abbia valore economico. Per altre tipologie di profili, non è raro che il rapporto sia regolato in assenza di uno specifico employment agreement, sulla base delle consizioni specificate e sottoscritte da entrambe le parti nella lettera d'assunzione.

Il costo per l'azienda

In linea di massima, l'overhead a carico dell'azienda è compreso tra il 10 e il 15% del gross salary. La componente più rilevante è quella legata ai contributi Social Security e Medicare, per i quali l'azienda è tenuta a versare, rispettivamente il 6.2% e l'1.45% del gross salary corrisposto al dipendente. I medesimi importi (6.2 + 1.45%) vengono trattenuti al dipendente sul gross salary, costituendo quindi la quota contributiva a suo carico. Questi contributi sono, con qualche differenza, paragonabili ai contributi previdenziali versati all'INPS in Italia, e danno diritto alla pensione, secondo un meccanismo basato sull'accumulo di crediti (max 4 all'anno) al raggiungimento dell'età pensionabile (67 anni). I contributi di Social Security vengono anche utilizzati per il pagamento delle pensioni di invalidità e di reversibilità.

I contributi, così come le imposte sul reddito a carico del dipendente trattenute dall'azienda (che agisce da sstituto d'imposta) vanno dichiarati con cadenza trimestrale o mensile attraverso i Form 941 e vanno versati all'IRS. Altra componente di costo a carico dell'azienda è quella legata alla Worker's Compensation Insurance, obbligatoria in quasi tutti gli stati, che protegge e indennizza i dipendenti in caso di infortuni sul lavoro, e che ha costi variabili (comuqnue correlati al gross salary) a seconda dello stato di residenza del dipendente.

Le differenze culturali

Un altro aspetto fondamentale, da considerare nei processi di selezione e nelle inamiche di gestione del personale USA, è quello legato al gap culturale tra i due paesi, che si manifesta molto spesso già durante le prime fasi iniziali della ricerca. Gli Stati Uniti adottano infatti delle leggi anti discriminazione piuttosto severe, che impediscono di chiedere al candidato informazioni sullo stato familiare, sugli orientamenti religiosi, su quelli sessuali, e non è nemmeno possibile chiedere al candidato l'età. E tutti i curriculum che si riceveranno non conterranno alcuna informazione di questo tipo. Sarà invece possibile, ottenuta autorizzazione dal candidato, richiedere referenze dirette ai datori di lavoro precedenti ed eventualmente operare un background check verifichi il casellario giudiziario ed i carichi pendenti del candidato stesso. Anche nel corso del rapporto lavorativo, vanno evitati tutti quegli atteggiamenti che potrebbero essere ricondotti a comportamenti discriminatori nei confronti dei dipendenti o, in generale, dei collaboratori.

Conclusioni

Selezionare e gestire personale della propria US subsidiary operando dall'Italia potrebbe non essere la scelta più adeguata al raggiungimento di obiettivi di crescita negli USA a medio-lungo termine. L'importanza di portare a bordo candidati qualificati, motivati e in grado di gestire al melio le differenze culturali merita un'attenzione che richiede il supporto di consulenti preparati, qualificati e con esperienza diretta sia nel mercato italiano che in quello statunitense.